Panduan Ultimate Microsoft SharePoint Untuk Bisnis

Dengan begitu banyak solusi yang tersedia untuk mengakses informasi bisnis dan bekerja secara kolaboratif, sulit untuk mengetahui mana yang terbaik untuk organisasi Anda.

Microsoft SharePoint adalah bagian dari lingkungan Microsoft 365 dan dapat digunakan untuk mengakses data dan berbagi informasi di tingkat organisasi.

Dengan beragam penyesuaian dan integrasi yang tersedia, SharePoint dapat mendukung dan menyederhanakan proses bisnis Anda.

Fitur keamanan SharePoint juga menjadikannya pilihan cerdas bagi pekerja jarak jauh, terutama karena dihosting di cloud.

Lihat bagaimana Anda dapat memanfaatkan SharePoint untuk mengubah bisnis dan alur kerja Anda.

Apa itu Microsoft SharePoint?

Microsoft SharePoint terutama digunakan sebagai situs tipe internet untuk mengakses data atau sebagai penyimpanan data, mirip dengan server file.

Selama bertahun-tahun, banyak orang telah menggunakan drive yang dipetakan di komputer mereka, seperti drive G, drive J, dan drive berhuruf lainnya. Drive ini berisi data dan semua informasi pengguna.

Dengan SharePoint, Anda tidak perlu menggunakan drive berhuruf untuk mengakses data Anda. Sebagai gantinya, Anda cukup mengunjungi situs SharePoint Anda, yang mencantumkan semua data, file, dan folder Anda.

Selain menjadi situs tempat pengguna dapat mengakses informasi internal, SharePoint menampung file yang digunakan oleh Microsoft 365.

Apa keuntungan menggunakan Microsoft SharePoint?

Ada beberapa keuntungan menggunakan solusi berbasis cloud seperti SharePoint.

Lingkungan cloud menghapus semua ketergantungan pada server fisik dan lokal.

Server fisik dapat bermasalah jika terjadi pemadaman listrik atau internet. Dalam kasus ini, tidak ada yang dapat mengakses atau menggunakan data yang tersimpan.

Di sisi lain, solusi cloud seperti SharePoint memungkinkan pengguna mengakses data kapan saja dari mana saja.

Selain itu, solusi cloud dapat mengurangi biaya backend.

Dengan SharePoint, Anda menghilangkan biaya pemeliharaan server fisik dan pembayaran yang terkait dengan lisensi server.

Selanjutnya, solusi SharePoint menghilangkan ketergantungan pada VPN untuk mengakses data dengan aman.

Apa perbedaan antara server lokal dan server cloud?

Dengan server lokal, ada perangkat keras fisik di lokasi bisnis Anda. Anda bertanggung jawab untuk membayar perangkat keras itu sendiri, lisensi, dan semua pemeliharaan, pencadangan, dan listrik untuk perangkat keras.

Seiring waktu, semua biaya ini bertambah.

Jika Anda menyimpan data di cloud, seperti SharePoint, semuanya dihosting di dalam Microsoft.

Microsoft memiliki tingkat up-time mendekati 100%, tidak seperti server lokal.

Microsoft tidak hanya menyimpan data Anda di dalam server datanya, tetapi juga memiliki server data yang tersebar di seluruh dunia.

Misalnya, Anda dapat terhubung ke pusat data di New Jersey, dan data Anda dapat disimpan di pusat data di Texas atau Washington.

Jika satu area organisasi mati, Anda masih memiliki akses ke data Anda.

Misalnya, Anda masih dapat mengakses data Anda jika Anda tinggal di Timur Laut dan mengalami gangguan internet.

Dengan perangkat seluler Anda, Anda dapat membuat hotspot dan mengakses data Anda dari jarak jauh.

Karena Microsoft menyebarkan data Anda di beberapa pusat data, zona waktu, dan area, data Anda tidak akan pernah habis.

Plus, tidak ada satu titik kegagalan dengan server cloud.

Di sisi lain, jika Anda memiliki server lokal (tanpa redudansi yang mahal) dan server berhenti bekerja, itu tidak dapat dihindari.

Dengan server cloud, data Anda selalu tersedia dan dapat diakses dari mana saja.

Apakah pencadangan diperlukan untuk SharePoint?

Cadangan diperlukan untuk SharePoint dan lingkungan cloud apa pun.

Salah satu kesalahpahaman umum adalah bahwa data tidak perlu dicadangkan jika disimpan di cloud.

Kenyataannya adalah Microsoft tidak mencadangkan data Anda untuk Anda. Dalam Microsoft 365, data Anda hanya dicadangkan selama 93 hari.

Meskipun SharePoint dan solusi serupa memiliki fitur pembuatan versi, pembuatan versi bukanlah pengganti cadangan.

Dengan pembuatan versi, Anda mungkin dapat memulihkan versi file sebelumnya.

Namun, jika file tanpa disadari terhapus dan tidak ditemukan selama beberapa waktu, file tersebut akan hilang tanpa solusi pencadangan yang tepat.

Fitur pembuatan versi tidak memulihkan file yang dihapus.

Kami merekomendasikan penggunaan solusi Datto SaaS (sebelumnya dikenal sebagai Backupify) untuk lingkungan 365 apa pun. Solusi mencadangkan SharePoint selain OneDrive, Microsoft Teams, email, dan aplikasi lain yang disertakan dalam Microsoft 365.

Mengapa organisasi memilih SharePoint?

Saat ruang kantor dan lokasi fisik pusat menghilang, banyak bisnis mengurangi ketergantungan mereka pada server fisik.

Namun, ada tantangan dengan mengandalkan VPN untuk konektivitas yang aman ke file perusahaan Anda.

Jika Anda terhubung ke VPN perusahaan Anda melalui komputer lain yang mengandung malware, Anda dapat menyebarkan malware di seluruh jaringan perusahaan ke server lain.

Hasilnya, solusi cloud yang aman seperti SharePoint menjadi semakin populer.

SharePoint menghilangkan faktor risiko yang terkait dengan penyusupan dan menginfeksi data Anda.

Ini juga merupakan pilihan logis bagi perusahaan yang sudah menggunakan aplikasi Microsoft.

Jika Anda menggunakan email melalui Microsoft, kemungkinan besar Anda sudah membayar untuk SharePoint karena gratis dengan berlangganan.

Beralih dari beberapa solusi ke satu solusi terpusat dapat membantu mengurangi biaya dan menjaga agar data tetap terintegrasi dengan baik.

Mengapa organisasi memilih solusi yang berbeda daripada SharePoint?

SharePoint bukan satu-satunya solusi yang tersedia.

Kerugian utama adalah Anda tidak dapat mengakses data tanpa koneksi internet.

Namun, Anda dapat mengakses informasi Anda di mana saja selama ada konektivitas internet, mengurangi ketergantungan pada server dan lingkungan fisik.

SharePoint juga memiliki keterbatasan dalam hal integrasi dengan aplikasi lain.

Anda mungkin memerlukan server lokal jika bisnis Anda menggunakan aplikasi lokal seperti Quickbooks, EMR, atau CRM.

Catatan lain yang perlu diingat adalah bahwa rumus kompleks tidak bermigrasi dengan baik ke SharePoint. Jika organisasi Anda bergantung pada sejumlah sistem yang terhubung melalui rumus kompleks, Anda mungkin kesulitan untuk mentransisikannya ke SharePoint.

Biasanya, bagian tersulit dari migrasi ke SharePoint adalah penerapan dan pelatihan karyawan.

Tim Miles dapat membantu mengatasi tantangan ini dengan menyediakan sesi pelatihan pengguna untuk memastikan semua orang merasa nyaman bekerja di sistem baru.

Seperti apa ekosistem SharePoint?

Lingkungan Microsoft 365 berisi banyak aplikasi berbeda.

Microsoft OneDrive, Teams, dan SharePoint adalah semua aplikasi individual yang dapat Anda akses setelah berlangganan.

Word, Excel, dan aplikasi Office lainnya juga disertakan.

Aplikasi ini bekerja dengan kredensial pengguna Microsoft yang sama dan menyertakan sistem masuk tunggal untuk akses mudah.

Apa perbedaan antara SharePoint dan OneDrive?

Jika Anda berpikir tentang server file, kebanyakan orang memiliki drive H, juga dikenal sebagai direktori home mereka, tempat mereka menyimpan semua file pribadi mereka. File-file ini dirahasiakan.

Drive H setara dengan OneDrive di ekosistem Microsoft.

OneDrive adalah tempat penyimpanan dokumen file pribadi Anda, sedangkan SharePoint adalah lingkungan kolaboratif di tingkat perusahaan tempat semua orang dapat berbagi dan bekerja sama.

SharePoint memungkinkan pengguna untuk bekerja bersama pada dokumen yang sama pada waktu yang sama.

Namun, Anda masih dapat memiliki file dan izin individual dalam SharePoint.

Salah satu cara mudah untuk mengingat perbedaan ini adalah “OneDrive untuk satu orang dan SharePoint untuk banyak orang”.

Perlu diingat bahwa menggunakan SharePoint dapat memberikan perlindungan jika karyawan keluar dari perusahaan Anda.

Jika organisasi Anda hanya menggunakan OneDrive, file dan data mungkin dibatasi untuk akun pengguna tertentu. Jika pengguna keluar, ada risiko kehilangan data di akun mereka.

Namun, menggunakan SharePoint sebagai organisasi memastikan bahwa Anda tetap dapat mengakses informasi penting meskipun seorang karyawan keluar dari perusahaan.

Bisakah Anda menggunakan SharePoint dengan aman di perangkat seluler?

Di perangkat seluler, SharePoint berfungsi seperti di komputer Anda.

Situs SharePoint modern biasanya berfungsi lebih baik, tetapi situs lama masih dapat digunakan.

Versi aplikasi seluler SharePoint sama amannya dengan versi desktop karena pendekatan keamanan berlapis.

Jika Anda menggunakan kode untuk masuk ke ponsel bersama dengan kredensial akun Microsoft 365 dan MFA, Anda akan memiliki tiga tingkat keamanan saat mengakses SharePoint di perangkat seluler.

Kata sandi yang kuat dan otentikasi multi-faktor (MFA) adalah suatu keharusan untuk menjaga keamanan akun Anda.

Data apa yang bisa dipindahkan ke SharePoint?

Sebagian besar, jenis file apa pun dapat disimpan di SharePoint.

Jenis file yang didukung termasuk dokumen Word, PDF, dan gambar JPEG.

Namun, Anda tidak dapat menyimpan Quickbooks atau database lain di SharePoint.

Mengonfigurasi pengaturan SharePoint dapat memastikan Anda memiliki akses ke semua fitur yang diperlukan.

Misalnya, saat Anda membuka dokumen Word di SharePoint, dokumen itu akan terbuka secara otomatis di Word versi web. Hal yang sama berlaku untuk dokumen PDF.

Anda dapat mengubah pengaturan ini sehingga file terbuka di aplikasi asli di komputer Anda.

Beberapa fitur hanya tersedia di aplikasi asli, sehingga membuat penyesuaian yang tepat akan memastikan bahwa SharePoint berfungsi paling baik untuk kebutuhan khusus Anda.

Apakah SharePoint memiliki batasan ukuran?

Setiap situs SharePoint memiliki batasan ukuran 25 TB.

Jika Anda melebihi batas ini, Anda bisa membuat situs SharePoint lain dan terus menyimpan file Anda di sana.

Untuk informasi selengkapnya tentang batasan ukuran, Anda dapat meninjau informasi berikut dari Microsoft.

Menjaga organisasi jarak jauh Anda tetap terhubung melalui SharePoint

SharePoint adalah alat yang bermanfaat untuk kolaborasi dan berbagi, terutama untuk organisasi jarak jauh.

Penting untuk mengetahui bagaimana pekerjaan jarak jauh memengaruhi penggunaan platform ini dan cara Anda dapat menerapkan prosedur keamanan yang sesuai.

Bagaimana pekerjaan jarak jauh memengaruhi penggunaan sistem manajemen dokumen?

Selama dua tahun terakhir, pengguna menjadi lebih sadar dan sadar akan keamanan titik akhir.

Sebelumnya, banyak karyawan menggunakan VPN untuk terhubung ke server file perusahaan melalui internet. Namun, ini juga memudahkan malware untuk melakukan perjalanan melalui VPN dan menginfeksi file.

Proses umum lainnya adalah menggunakan server terminal dan server desktop jarak jauh yang memungkinkan karyawan terhubung dengan aman ke server dan menggunakan desktop virtual.

SharePoint menghilangkan risiko keamanan dan ketergantungan ini pada infrastruktur besar.

Dengan SharePoint, Anda memiliki kemampuan untuk bekerja dan mengakses data dari mana saja tanpa menggunakan VPN.

Di mana pun Anda berada atau komputer apa pun yang Anda gunakan, Anda dapat mengakses SharePoint selama Anda memiliki koneksi internet.

Bagaimana Anda menjaga keamanan pengaturan berbagi SharePoint?

Dengan solusi cloud, pengguna mungkin khawatir seseorang di luar organisasi mereka dapat mengakses data mereka.

Di luar kotak, SharePoint tidak memiliki pengaturan berbagi eksternal.

Situs SharePoint Anda terbatas untuk orang-orang di dalam organisasi Anda.

Selain itu, jika seseorang tidak memiliki akun pengguna dalam lingkungan 365 Anda, mereka tidak akan dapat mengakses situs SharePoint Anda.

Untuk mengakses situs, Anda harus memiliki akun pengguna dan membayar lisensi.

Misalnya, jika Anda memiliki pengguna di organisasi yang hanya memiliki lisensi email, mereka tidak akan memiliki akses.

Saat berbagi eksternal diperlukan, sebaiknya buat situs terpisah khusus untuk tujuan itu.

Dengan cara ini, semua informasi akan benar-benar terpisah dari data internal.

Agar pengguna eksternal mendapatkan akses ke situs tersebut, Anda harus membuat pengguna tamu di dalam organisasi Anda. Setelah membuat akun, pengguna harus menerima undangan dan diberikan izin untuk mengakses situs tersebut.

Beberapa orang mungkin berbagi file secara langsung dengan pengguna eksternal alih-alih membuat pengguna tamu.

Dalam hal ini, ada batasan tambahan yang dapat Anda buat.

Anda dapat mengatur file menjadi hanya-baca atau dapat diedit oleh pengguna eksternal. Anda juga dapat membatasi tautan untuk tersedia selama beberapa hari tertentu.

Selain itu, Anda dapat memilih apakah seseorang dapat mengunduh file tersebut atau tidak.

Dengan berbagi eksternal, rekomendasi terbesar kami adalah melatih karyawan tentang cara berbagi file dengan pengguna luar secara aman.

Kiat SharePoint untuk bisnis

Meskipun setiap bisnis berbeda, ada pertanyaan umum yang diajukan banyak pengguna.

Bagaimana Anda bisa memastikan pengguna menyimpan ke OneDrive dan bukan desktop mereka?

Dalam hal menyimpan file, mungkin ada kekhawatiran bahwa pengguna menyimpan file ke desktop mereka, bukan ke OneDrive.

Namun, jika Anda mengonfigurasi OneDrive dan mesin pengguna dengan benar, seharusnya tidak ada masalah. Jika pengguna menyimpan apa pun di komputer mereka, itu akan selalu disimpan ke OneDrive, bukan komputer lokal mereka.

Pengaturan ini memastikan semua data disimpan ke cloud, yang dapat dicadangkan dan diakses dari mana saja.

Ini juga memungkinkan pengguna untuk mengakses file mereka dari komputer lain jika perlu.

Anda dapat mengonfigurasi ini di tingkat individu atau melalui kebijakan seperti InTune.

Setelah ini disetel, ini adalah jenis situasi "set-it-and-forget-it"; Anda tidak perlu melakukan perubahan apa pun.

Karyawan saya bekerja dari rumah. Bagaimana saya bisa memastikan mereka tidak mengambil data dan menyimpannya ke komputer rumah lokal mereka?

Izin dan kebijakan sangat penting untuk melindungi informasi Anda.

Jika Anda menggunakan ekosistem Microsoft, Anda dapat memanfaatkan add-on untuk membuat kebijakan yang sesuai untuk organisasi Anda.

Kebijakan ini dapat mencakup melarang pengguna menyimpan file ke desktop lokal mereka dan membatasinya agar hanya berfungsi di browser.

Untuk membuat jenis kebijakan ini, Anda akan bekerja dengan Microsoft Azure dan Active Directory bersama dengan InTune dan kebijakannya sehingga Anda dapat mengembangkan akses bersyarat.

Tidak seperti menyetel setelan penyimpanan pengguna, kebijakan ini bukanlah sesuatu yang dapat Anda "setel dan lupakan".

Sebaliknya, Anda memerlukan perusahaan layanan terkelola atau orang berpengetahuan dalam organisasi Anda sendiri untuk mengatur ini.

Kebijakan ini memerlukan pemeliharaan, keamanan, pengawasan, dan peninjauan untuk memastikan pengguna mematuhi aturan.

Bagaimana saya dapat meningkatkan dan mengamankan lingkungan bisnis saya?

Anda harus selalu memastikan bahwa lingkungan teknologi Anda mendukung proses bisnis Anda dan mengamankan data Anda.

Pertanyaan-pertanyaan ini penting untuk dipertimbangkan untuk menjaga keamanan, efisiensi, dan kelangsungan hidup bisnis Anda.

• Di mana saya menyimpan file saya? Di mana saya menyimpan dan memeliharanya?
• Bagaimana cara mencadangkan desktop saya?
• Antivirus dan bentuk perlindungan apa yang saya miliki?
• Apa yang membuat saya lebih mudah menyelesaikan pekerjaan saya?

Jika Anda tidak mengetahui jawaban atas satu atau semua pertanyaan ini, pertimbangkan untuk menghubungi tim konsultan kami untuk mendapatkan wawasan tentang bagaimana Anda dapat memperbaiki lingkungan Anda.

Apa saja istilah umum yang terkait dengan SharePoint?

Terkait lingkungan SharePoint Anda, ada beberapa istilah umum yang harus Anda ketahui.

Microsoft Azure

Sering disebut sebagai Azure, ini adalah platform komputasi awan Microsoft.

Pengguna dapat mengawasi layanan dan aplikasi cloud Microsoft untuk bisnis mereka dan membangun solusi yang paling sesuai untuk mereka.

Sebagai lingkungan cloud hibrid, banyak platform dapat diintegrasikan secara mulus dengan Azure.

Selaras

InTune adalah overlay yang memungkinkan Anda menerapkan kebijakan kepada pengguna Anda. Kebijakan dapat mencakup meminta pengguna mengubah kata sandi setiap 90 hari, mencegah pengguna menyimpan file ke desktop mereka, dan mencegah mereka mengklik kanan.

InTune juga dapat membantu pengelolaan perangkat seluler dan memiliki kemampuan penghapusan jarak jauh.

InTune mirip dengan Kebijakan Grup pengguna domain Windows tetapi berfungsi sebagai pengganti.

Anda dapat mengambil lebih banyak rute dengan InTune, dan menggunakan pendekatan yang jauh lebih terperinci daripada Kebijakan Grup.

Microsoft SQL

Microsoft SQL Server adalah sistem manajemen basis data relasional.

Perangkat lunak ini memudahkan untuk menyimpan, menemukan, dan mengelola data.

SQL (Structured Query Language) adalah bahasa khusus yang digunakan untuk menyimpan informasi dalam database semacam ini.

Menyesuaikan lingkungan SharePoint Anda

Untuk memastikan situs Anda berfungsi dengan baik untuk tim Anda dan mendukung proses harian mereka, Anda bisa membuat penyesuaian khusus ke situs SharePoint Anda.

Bagaimana saya bisa membuat situs SharePoint saya lebih berguna untuk tim saya?

Ada beberapa cara berbeda untuk mengonfigurasi situs SharePoint Anda.

Di Miles, kami biasanya bertemu dengan pelanggan untuk memahami bagaimana mereka ingin situs SharePoint mereka berfungsi.

Untuk beberapa organisasi, menyiapkan situs SharePoint mereka seperti situs internet sangat membantu. Mereka mungkin menyertakan halaman arahan dengan info perusahaan, berita, dan tautan cepat untuk akses karyawan yang mudah.

Informasi laman landas tambahan dapat mencakup acara, tautan ke vendor, dan fitur obrolan.

Organisasi lain mungkin mencari tempat penyimpanan file. Dalam hal itu, menyiapkan pustaka dokumen yang terlihat segera setelah Anda mengakses situs akan sangat membantu.

Penyesuaian lebih lanjut dapat dilakukan untuk memastikan situs SharePoint memenuhi kebutuhan Anda.

Misalnya, beberapa bisnis perlu menggunakan pemindai fisik sebagai bagian dari proses kerja harian mereka. Dengan penyesuaian yang tepat, Anda dapat memindai file langsung ke SharePoint dan memindahkannya ke lokasi yang benar.

Bergantung pada kebutuhan bisnis Anda, ada cara lain untuk menyesuaikan lingkungan Anda untuk menyederhanakan alur kerja Anda.

Aplikasi apa yang dapat Anda gunakan di dalam SharePoint?

Power Apps, Power BI, dan Power Automate adalah aplikasi di dalam lingkungan 365 Anda yang dapat digunakan bersama dengan SharePoint.

Penting untuk diperhatikan bahwa aplikasi ini tidak ada dalam SharePoint. Sebaliknya, mereka adalah aplikasi individual di dalam lingkungan Microsoft 365 Anda, mirip dengan Microsoft Teams atau Microsoft Word.

Power Apps memungkinkan Anda membuat aplikasi di dalam Microsoft. Anda dapat langsung mengintegrasikannya dengan SharePoint.

Power BI bekerja dengan Excel dan memberi Anda kemampuan untuk membuat laporan analitik berdasarkan data Anda.

Power Automate memungkinkan Anda mengotomatiskan berbagai proses di lingkungan Anda. Anda dapat membuat alur kerja sehingga proses mengalir secara otomatis alih-alih memerlukan intervensi manual.

Sistem apa yang dapat diintegrasikan dengan SharePoint?

Ada ribuan aplikasi yang dapat Anda integrasikan dengan SharePoint.

DocuSign adalah salah satu aplikasi yang dapat Anda integrasikan dengan lingkungan Anda. Aplikasi ini memberi Anda kemampuan untuk menandatangani dokumen secara langsung di SharePoint.

Adobe juga terintegrasi dengan SharePoint, seperti Adobe eSign.

Bagan organisasi juga dapat diintegrasikan dengan SharePoint. Meskipun Microsoft memiliki bagan organisasi bawaannya sendiri, beberapa bisnis lebih memilih solusi yang berbeda.

Anda dapat melihat SharePoint App Store untuk detail selengkapnya jika Anda mencari aplikasi tertentu.

Seperti apa proses migrasi SharePoint?

Di Miles, semua migrasi SharePoint dilakukan setelah jam kerja untuk mengurangi dampak pada jaringan pelanggan dan proses harian.

Terlalu mahal untuk membuat pelanggan tidak dapat mengakses informasi mereka di siang hari.

Dalam hal migrasi data, Microsoft memiliki banyak koneksi gratis ke sumber pihak ketiga seperti Google, Dropbox, dan Sharefile untuk memigrasikan data Anda langsung ke SharePoint semudah mungkin.

Bergerak maju dengan SharePoint

Lingkungan Microsoft 365 memiliki banyak peluang pertumbuhan untuk organisasi Anda.

Dengan begitu banyak penyesuaian dan kemungkinan aplikasi, SharePoint adalah solusi sempurna jika Anda mengkhawatirkan pertumbuhan menyeluruh perusahaan Anda dan keamanannya.

Selain itu, kemampuan untuk mengakses informasi dari mana saja memudahkan untuk menghubungkan tim dan data Anda.

Ingat: jika Anda bekerja di lingkungan terdesentralisasi dan tidak menggunakan VPN, SharePoint bisa menjadi solusi hebat untuk bisnis Anda.

Selalu perbarui dan amankan organisasi Anda dengan memanfaatkan semua fitur yang ditawarkan SharePoint.

Ingin tahu bagaimana SharePoint bisa bekerja untuk bisnis spesifik Anda? Konsultasi yang tepat dapat membantu Anda memutuskan apakah SharePoint tepat untuk Anda berdasarkan organisasi dan alur kerja Anda.

Hubungi salah satu konsultan kami untuk informasi lebih lanjut.