Menjadi Perusahaan Jarak Jauh yang Sukses (Jalan yang Benar)

Saat memutuskan untuk membawa perusahaan Anda jauh, ada banyak faktor yang perlu dipertimbangkan.

Anda harus memutuskan berapa banyak tenaga kerja Anda yang akan bekerja dari rumah, perubahan teknologi apa yang perlu dilakukan, dan apakah Anda memiliki dukungan dan keamanan untuk menjadikan bekerja dari rumah sebagai opsi yang layak untuk bisnis Anda.

Apakah Anda membawa tenaga kerja Anda sebagian atau seluruhnya dari jarak jauh, tetap harus ada rencana dan ekspektasi untuk menjaga ketertiban dan pengaturan layanan Anda.

Sederhananya, pelanggan Anda seharusnya tidak dapat secara aktif memberi tahu bahwa perubahan besar telah terjadi dalam infrastruktur perusahaan.

Sebelum Anda dapat sepenuhnya beralih ke tenaga kerja jarak jauh, Anda perlu menilai semua hal yang perlu diubah di organisasi Anda saat ini.

Anda perlu memastikan adanya ekspektasi, teknologi yang tepat, dan keamanan, serta rencana yang dibuat agar tenaga kerja Anda tetap dapat merasa terhubung dan menjadi bagian dari perusahaan.

Tetapkan Ekspektasi Sebelum Melakukan Transisi

Salah satu tantangan terbesar yang dihadapi pemilik bisnis saat ingin beralih ke pekerjaan jarak jauh adalah ketakutan bahwa karyawan tidak akan produktif di luar kantor. Cara terbaik untuk melawan ini sejak awal adalah menetapkan ekspektasi sebelum pindah. Seperti keputusan bisnis besar lainnya, setiap detail perlu dipertanggungjawabkan; menyajikan harapan karyawan tidak berbeda.

Menetapkan ekspektasi memberi tahu karyawan Anda bahwa Anda peduli dengan pekerjaan dan kontribusi mereka terhadap kesuksesan perusahaan. Ini memberi tahu mereka bahwa Anda memercayai mereka untuk terus memberikan tingkat layanan itu bahkan di lingkungan kerja yang kurang terstruktur.

Salah satu contoh menetapkan ekspektasi adalah memastikan setiap orang memahami kualitas dan kuantitas pekerjaan yang khas. Di sini, di Miles Technologies, setiap karyawan kami mengetahui jumlah pekerjaan yang diharapkan manajer mereka setiap hari berdasarkan sasaran yang ditetapkan selama rapat perencanaan.

Anda dapat mengambil pendekatan serupa dengan tenaga kerja Anda.

Beri karyawan kebebasan yang datang dengan bekerja dari lingkungan rumah mereka, tetapi juga tetapkan tujuan yang layak untuk mereka capai setiap hari. Jika Anda menemukan bahwa karyawan tidak dapat memenuhi tujuan tersebut, pertimbangkan untuk menilai di mana penyesuaian dapat dilakukan untuk memastikan pencapaian yang konsisten.

Kadang-kadang, pemilik bisnis menetapkan ekspektasi untuk karyawan jarak jauh mereka, tetapi gagal memberikan hubungan manusia yang mereka butuhkan untuk tetap termotivasi dengan tujuan perusahaan. Ekspektasi tanpa kepemimpinan dan tindak lanjut dapat menghasilkan kinerja yang mengecewakan atau bahkan kegagalan.

Sama seperti karyawan yang membutuhkan ekspektasi dan budaya perusahaan untuk memotivasi mereka saat bekerja di kantor, mereka juga membutuhkannya saat bekerja dari rumah.

Di sisi lain, penting bagi karyawan untuk memahami bekerja dari rumah menimbulkan tantangan tersendiri untuk fokus dan produktivitas. Sangat mudah untuk memisahkan pekerjaan dari rumah saat Anda pergi ke kantor, tetapi tidak semudah saat pekerjaan dilakukan di rumah.

Berdayakan karyawan Anda untuk menetapkan ekspektasi dengan keluarga mereka tentang apa yang dapat atau tidak dapat mereka lakukan selama jam kerja. Batasan ini akan mengurangi gangguan dan penyimpangan dari proyek kerja yang direncanakan dan meningkatkan kesuksesan karyawan.

Apakah Teknologi Anda Siap untuk Tugas itu?

Saat beralih ke operasi jarak jauh, Anda harus mempertimbangkan fungsionalitas teknologi perusahaan Anda saat ini. Sistem dan perangkat yang bekerja dengan baik di kantor mungkin tidak dapat diterjemahkan dengan mudah ke lingkungan kerja dari rumah.

Penting juga untuk mempertimbangkan lokasi rumah karyawan. Jika Anda memutuskan untuk memperluas tenaga kerja Anda di luar lingkungan umum Anda, Anda harus mengirimkan peralatan ke karyawan baru. Pastikan Anda memiliki proses yang disiapkan untuk mengirim peralatan ke karyawan baru dengan cara yang aman dan tepat waktu.

Jalan Teknologi Miles

Baru-baru ini, Miles Technologies pindah dari perusahaan yang sepenuhnya tatap muka ke perusahaan jarak jauh. Selama proses ini, kami mempelajari beberapa kiat yang dapat membantu perusahaan Anda melakukan transisi dengan lancar seperti yang kami lakukan.

Memperluas Layanan ke Seluruh Dunia

Ketika kami memperluas bisnis kami di luar Amerika Serikat ke India, kami harus mempertimbangkan bagaimana mendukung tenaga kerja kami ketika mereka berada di seluruh dunia. Karena biaya dan logistik yang sederhana, pengiriman dari pemasok AS tidak mungkin dilakukan.

Untuk mengatasi masalah tersebut, kami membuat perjanjian dengan pemasok di India agar karyawan kami di sana dapat memperoleh peralatan yang mereka butuhkan. Alih-alih pengiriman diatur oleh tim pembelian kami di Amerika Serikat, salah satu karyawan kami di India menangani pengaturan tersebut. Sistem ini telah ada selama beberapa waktu dan kami terus menemukan kesuksesan dengannya.

Transisi COVID-19

Memulangkan karyawan kami karena COVID-19 adalah keputusan yang harus dibuat hampir dalam semalam. Kami tidak dapat merencanakan logistik teknologi apa pun sebelumnya.

Namun, seiring berjalannya waktu, kami mengevaluasi dan meningkatkan proses kami untuk memastikan pengalaman orientasi dan orientasi yang lancar. Pendekatan kami menjadi lebih selaras dan mulus dengan setiap kelompok baru karyawan jarak jauh.

Mengganti peralatan untuk karyawan saat ini juga diperlukan.

Misalnya, karyawan kami yang pindah dari kantor ke rumahnya selama pandemi membawa pulang peralatan kantornya. Beberapa memilih untuk beralih ke laptop yang dikeluarkan Miles Technologies bersama dengan monitor, keyboard, dan periferal lain dari meja mereka.

Meskipun ini merupakan perubahan mendadak dalam lingkungan kerja kami, kami memastikan bahwa peralihan tersebut berjalan semulus mungkin bagi pelanggan dan staf kami. Semua karyawan didorong untuk memanfaatkan Miles Technologies VPN saat menangani data pelanggan yang sensitif.

Selama dua tahun terakhir, kami telah melakukan penyesuaian untuk memastikan bahwa peralatan kami memberikan kontribusi positif bagi kesuksesan karyawan. Ini berarti kami sesekali melakukan penyesuaian pada perangkat karyawan setiap kali teknologi yang lebih kuat tersedia.

Kami juga mengotomatiskan proses dan menambahkan fitur berguna melalui pembaruan perangkat lunak dan CRM kami.

Bagaimana Anda Dapat Mencapai Kebesaran

Sebelum Anda dapat menciptakan lingkungan kerja-dari-rumah yang sukses untuk karyawan Anda, Anda perlu mengetahui teknologi apa yang Anda miliki saat ini.

Apakah Anda memiliki peralatan terbaik untuk ditawarkan kepada karyawan Anda? Bisakah Anda melakukan perombakan teknologi secara menyeluruh?

Jika tidak, nilai kembali kemampuan perangkat lunak Anda dan lihat apakah Anda dapat melakukan penyesuaian untuk mendukung produktivitas tenaga kerja Anda. Pembaruan perangkat lunak dapat menjadi cara yang lebih hemat biaya untuk memastikan karyawan Anda memiliki teknologi terbaik untuk menyelesaikan pekerjaan mereka.

Perangkat lunak adalah fondasi yang dapat meningkatkan teknologi fisik yang disediakan bisnis Anda.

Seperti yang selalu kami yakini, teknologi terbaik di dunia tidak diperlukan untuk setiap bisnis agar berhasil. Hal yang sama berlaku untuk perusahaan yang memilih untuk bekerja dari jarak jauh. Teknologi memang diperlukan, tetapi pengaturan yang paling dasar pun dapat membantu karyawan Anda menyelesaikan pekerjaannya dengan baik di mana pun mereka bekerja.

Memiliki pengaturan kerja yang benar adalah langkah pertama untuk memastikan karyawan Anda dapat merasa produktif bekerja dari rumah.

Keamanan. Keamanan. Keamanan.

Kekhawatiran utama pemilik bisnis adalah apakah pekerjaan jarak jauh layak dilakukan dari sudut pandang keamanan. Bukan rahasia lagi bahwa keamanan jaringan di dalam ruang kantor seringkali lebih kuat karena semua jaringan dimiliki dan dikendalikan oleh perusahaan.

Namun, lebih sulit untuk menentukan apakah data perusahaan Anda aman dengan kerja jarak jauh.

Ada beberapa cara untuk mencegah pelanggaran keamanan sebagai perusahaan jarak jauh.

Manfaatkan VPN

Mengharuskan karyawan Anda untuk terhubung ke VPN perusahaan saat mereka bekerja dari rumah dapat mengurangi risiko keamanan yang dibuat oleh jaringan pribadi mereka sendiri. VPN memungkinkan sistem jarak jauh terhubung ke jaringan aman yang masih dikendalikan oleh perusahaan.

Anda juga harus membatasi ruang lingkup yang dapat diakses oleh karyawan Anda melalui VPN hanya untuk apa yang diperlukan untuk posisi mereka.

Peralatan yang Dikeluarkan Perusahaan

Mengizinkan karyawan menggunakan peralatan pribadi mereka sendiri dapat menimbulkan banyak risiko keamanan yang dapat dengan mudah dihindari dengan perangkat yang dikeluarkan perusahaan.

Jika karyawan menggunakan perlengkapan pribadi, Anda tidak dapat mengontrol informasi apa yang mereka unduh atau siapa yang berpotensi mengakses file pelanggan.

Dengan peralatan yang dikeluarkan perusahaan, bisnis Anda dapat menentukan konfigurasi, solusi keamanan titik akhir, dan pengaturan kebijakan keamanan umum.

Memerlukan Autentikasi Dua Faktor

Langkah ekstra menuju pertukaran informasi yang aman dan login jarak jauh ini memungkinkan Anda melindungi informasi pribadi perusahaan Anda.

Mengaktifkan 2FA untuk semua akun meningkatkan keamanan secara signifikan.

Otentikasi Dua Faktor, atau 2FA, adalah langkah keamanan yang melindungi lebih lanjut semua login yang digunakan dalam perusahaan. Pengguna harus memiliki metode autentikasi sekunder yang membantu melindungi akun mereka dari beberapa serangan umum. Autentikasi dua faktor harus digunakan di sebanyak mungkin tempat di tenaga kerja lokal, hybrid, atau jarak jauh.

Konferensi Video Aman

Saat menggunakan alat konferensi video, ada beberapa solusi untuk memastikan koneksi Anda antara karyawan dan dunia luar aman.

1. Jangan membuat rapat menjadi publik. Batasi siapa yang bisa masuk dengan membuat kata sandi atau memanfaatkan ruang tunggu untuk menerima tamu di luar jaringan Anda.
2. Jangan membagikan tautan rapat di forum publik atau media sosial. Hanya kirimkan tautan melalui email kepada mereka yang perlu hadir dalam rapat.
3. Batasi opsi berbagi layar ke "Host Only" jika memungkinkan.
4. Pastikan semua peserta menggunakan aplikasi konferensi versi terbaru. Dengan cara ini, keamanan dalam aplikasi menjadi yang terbaik.
5. Pastikan Anda memiliki panduan yang ditetapkan untuk karyawan Anda terkait telework dan keamanan informasi konferensi.

Hubungan Manusia (Bisnis dan Pribadi)

Terakhir, penting bagi Anda untuk selalu mengingat konektivitas karyawan Anda—tidak hanya koneksi internet, tetapi juga interaksi manusia.

Untuk menciptakan lingkungan kerja-dari-rumah yang sukses, Anda harus mempertimbangkan aspek bisnis dan aspek pribadi dari situasi tersebut. Karyawan Anda tidak akan berhasil dalam kontribusi mereka jika mereka merasa terisolasi atau terputus dari perusahaan Anda.

Konektivitas Teknologi

Dari sisi bisnis, jelas penting bagi karyawan Anda untuk memiliki koneksi yang kuat dan andal ke jaringan bisnis Anda. Ketika perusahaan Anda jauh, Anda perlu memastikan bahwa konektivitas jarak jauh berfungsi bahkan dalam situasi yang tidak terduga.

Salah satu cara untuk memastikannya adalah dengan menguji konektivitas sebelum melakukan transisi. Anda dapat meminta beberapa karyawan untuk bekerja dari rumah selama beberapa hari dan menguji koneksinya. Ini memungkinkan Anda menemukan bug dan memperbaikinya sebelum seluruh perusahaan Anda melakukan remote, mencegah masalah apa pun yang dapat memengaruhi kinerja bisnis secara keseluruhan.

Solusi lain adalah memiliki rencana jika ada karyawan Anda yang mengalami periode downtime jaringan. Ini mungkin termasuk rencana bagi mereka untuk mengunjungi kantor dan bekerja dari sana atau saran ke mana mereka dapat pergi jika mereka tidak tinggal cukup dekat dengan kantor.

Konektivitas Manusia

Ketika tenaga kerja Anda sepenuhnya jauh, peluang untuk terhubung dengan rekan kerja dan mengalami budaya perusahaan menjadi lebih sulit.

Untuk mengurangi hal ini, penting untuk memiliki rencana yang ditetapkan untuk video dan pertemuan satu lawan satu untuk memastikan tidak ada yang merasa tersisih atau terisolasi. Ada juga cara Anda dapat menciptakan peluang bagi tim Anda untuk terhubung di luar jam kerja dan ruang lingkup.

Kita semua membutuhkan koneksi manusia untuk bertahan hidup dan berkembang. Bekerja dari jarak jauh berarti Anda harus lebih kreatif dalam membangun momen-momen koneksi tersebut.

Rapat adalah cara terbaik untuk menjalin hubungan positif, tetapi sebagian besar karyawan membutuhkan lebih dari sekadar percakapan terkait bisnis untuk tetap fokus dan terhubung selama hari kerja.

Memecahkan ini semudah membuat grup perpesanan obrolan bagi karyawan Anda untuk mengetahui tentang tugas terkait pekerjaan serta minat pribadi. Meluangkan waktu sebelum atau sesudah rapat untuk bersosialisasi adalah cara lain untuk membantu.

Di Miles Technologies, semua pertemuan kami dimulai dengan sikap positif pribadi dan bisnis terbaik dari setiap peserta. Dengan cara ini, kita dapat mengetahui apa yang terjadi secara pribadi dan profesional dengan anggota tim kita.

Berbagi hal positif ini juga membantu memicu percakapan antara anggota tim yang memiliki proyek, minat, dan tujuan yang serupa.

Beberapa tim kami juga mengadakan pertemuan makan siang di mana mereka dapat berkumpul dan mengobrol atau berpartisipasi dalam aktivitas yang tidak terkait dengan bisnis.

Ada banyak cara untuk mendukung karyawan Anda dari sudut pandang bisnis maupun pribadi. Menjaga kesehatan mental di garis depan organisasi Anda memastikan Anda menciptakan lingkungan terkuat untuk bisnis, karyawan, dan pelanggan Anda.

Bergerak kedepan

Ada banyak item yang harus dipertimbangkan sebelum perusahaan pindah ke operasi jarak jauh.

Menetapkan ekspektasi karyawan, menciptakan lingkungan kerja yang layak, melindungi aset perusahaan, dan memberikan kesempatan sosialisasi adalah kunci keberhasilan transisi ke pekerjaan jarak jauh.

Ingatlah bahwa penyesuaian adalah bagian dari proses dan dapat dilakukan saat Anda menemukan apa yang terbaik untuk perusahaan Anda.

Jika Anda memerlukan bantuan untuk memutuskan apakah pekerjaan jarak jauh tepat untuk organisasi Anda, konsultan kami memberikan wawasan dan panduan untuk membantu Anda mencapai hasil terbaik. Sudah membuat keputusan, tetapi butuh bantuan dengan teknologinya? Lihat cara kami membantu menciptakan solusi kerja jarak jauh yang ideal.